Kantoorruimtes zijn onderhevig aan trends en nieuwe visies. Net als het hebben van een bedrijfswagen, bracht een eigen kantoor ooit een hoge status met zich mee. Ondertussen is dat voltooid verleden tijd. Doorheen de jaren evolueerden we in de inrichting van flex- en telewerk waar open kantoren steeds meer de voorkeur kregen bij het inrichten van een kantoorgebouw. En daar bleef het niet bij. De pandemie benadrukte opnieuw een veranderende manier van werken en omgaan met onze collega’s.

Het is dan ook interessant om de filosofie achter kantoorinrichting van dichtbij te bekijken. Waar moeten moderne, hedendaagse kantoorruimtes aan voldoen? Vaak wordt overdreven veel aandacht besteed aan de uitstraling, terwijl heel wat andere elementen een belangrijkere rol spelen.

Wat is cruciaal bij kantoorinrichting?

Sophie Top is voorstander van visie en pragmatisme als het gaat om kantoorinrichting. Ze deelt met ons twee hoofdlijnen. Allereerst moeten bedrijven uit kostenoverwegingen hun kantoorruimte qua vierkante meters en architectuur optimaliseren. Ten tweede moeten ze ook nagaan of elke wens van het bedrijf en haar werknemers kan worden vervuld. Daarna volgen de praktische zaken op het gebied van meubilair, verlichting, indeling en decoratie.

Een eenvoudig voorbeeld. De bedrijfskantine, die vroeger een enorme ruimte was, werd bijna uitsluitend gebruikt voor het aanbieden van lunchmogelijkheden – gevuld met zoveel mogelijk tafels en stoelen, waardoor het een zeer functionele ruimte werd met verder een beperkte toegevoegde waarde. Het gevolg was dat mensen liever aan hun bureau aten en deze enorme ruimte onderbenut werd, terwijl – paradoxaal genoeg – iedereen smeekte om meer vergaderruimtes.

Slimmer werken met de beschikbare ruimte

Inventariseer het meubilair, definieer alle functies en zoek ten slotte naar slimme oplossingen. Jouw ‘kantine’ kan omgetoverd worden in een vergaderruimte, een multifunctionele ruimte of kan zelfs dienst doen als evenementenhal. 

Ook de grote open werkplekken zijn gemiste kansen en horen niet meer thuis in een moderne kantooromgeving. Niet iedereen doet immers hetzelfde werk op hetzelfde moment. De behoeften van de accountant zijn anders dan die van de meer creatieve professionals. Een luidruchtige en extraverte verkoper kan de geconcentreerde analist storen, terwijl HR-professionals behoefte hebben aan discretie in hun omgang met het personeel.

Een intelligenter gebruik van de ruimte vormt ook een tegenwicht voor de tendens om de werkruimte van medewerkers te verkleinen. We moeten nadenken over multifunctionaliteit en tegelijkertijd voldoen aan alle uiteenlopende verwachtingen en behoeften. 

Van een ontwerp op basis van het takenpakket naar een persoonlijke kantoorruimte.

Een boeiende trend de laatste jaren is de verschuiving naar kantoorruimtes ingericht volgens persoonlijke wensen. Deze tendens houdt meer rekening met de persoonlijkheid en het karakter van je werknemers dan met het soort werk dat gedaan moet worden. Het is een veeleisende maar lonende oefening om te peilen naar de persoonlijkheidstypes en vervolgens een omgeving te creëren die perfect past bij jouw medewerkers. Deze manier van werken geeft veel voldoening in termen van werktevredenheid, wat steeds belangrijker wordt voor talentmanagement. (Het is niet altijd eenvoudig om karaktertypes te onderscheiden, maar introspectie in combinatie met enkele eenvoudige vragenlijsten om te peilen naar de behoeften, kan zinvolle inzichten opleveren.)

Vorm volgt functie

Eenmaal het ontwerp er is, kan gestart worden met de verdere uitwerking. Werknemers hebben recht op een comfortabele werkplek. Dat betekent dat bijzondere aandacht moet worden besteed aan zitcomfort en bureaus. 

Een ander belangrijk aspect is de akoestiek. Het is verleidelijk om te kiezen voor een industriële look met veel beton, glas en metaal, maar denk op voorhand na over de praktische gevolgen. Hout, massieve deuren, planten en andere elementen kunnen helpen om galm en echo’s te voorkomen. Deze elementen zijn geen details. In de ‘war for talent’ maakt een prettige werkplek wel degelijk een verschil. Een goed ontwerp houdt daar rekening mee.

Zorg voor het juiste licht

Hedendaagse kantoren kiezen vaak voor verlichting die mild is voor de energierekening. Verlichting kan naast een praktische functie echter ook een decoratieve functie hebben waarbij we rekening houden met het comfort van de werknemers. 

Het is essentieel om ruimtes en functies te accentueren door de juiste materialen en kleuren te kiezen. Dat zijn niet noodzakelijk de bedrijfskleuren. Fleur de ruimte bijvoorbeeld op met een aantal planten. Ze zorgen voor leven, frisheid en groen op kantoor.

De praktijk om lukraak wat bureaus en stoelen in de beschikbare ruimte te plaatsen, is niet meer te vinden in de kantoren van morgen. Vandaag zijn we ervan overtuigd dat efficiëntie en esthetiek hand in hand kunnen gaan. Zolang alles goed voorbereid en gepland is.