Hoe een kantoor je bedrijf meer mensgericht maakt
Testimonial door Stephane Verhoestraete, CEO van Verhoestraete
Het bekende West-Vlaamse bedrijf Verhoestraete, inmiddels geleid door de vierde generatie, ging en gaat de afgelopen tijd door een heuse transformatie. Soulbricks kreeg de opdracht om hun verouderde kantoren om te vormen tot een moderne werkomgeving die de nieuwe manier van werken omarmt. Stephane Verhoestraete deelt zijn ervaringen en hoe onze aanpak niet alleen de ruimte vernieuwde, maar ook hun bedrijfscultuur versterkte en de samenwerking verbeterde.
Op welke manier beïnvloeden de nieuwe kantoren de manier van werken?
In het licht van de nieuwe kantoren is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat we zijn geëvolueerd van een distributeur naar een toeleverancier voor zowel eenvoudige als complexe stukken en metaalprojecten van A tot Z. Onze verouderde kantoren vormden een belangrijk ontbrekend puzzelstuk in de volledige transformatie van het bedrijf. Ze sloten totaal niet meer aan bij de huidige manier van werken.
De nieuwe kantoren bevestigen onze bedrijfscultuur. Hoewel we actief zijn in een harde sector, zijn we een warm bedrijf. Passie en respectvolle omgang met alle stakeholders staan centraal. We proberen creatief te zijn in een klassieke sector, wat extra inzet en focus vraagt en samenwerking over de afdelingen heen.
Onze kernwaarden zijn grinta, wat staat voor goesting, respect, innovatieve creativiteit, nauwgezetheid, teamgeest en aanpassingsvermogen.
Dankzij de nieuwe kantoren kunnen we beter inspelen op de veranderende behoeften van de klant. De open werkruimtes bevorderen teamwerk meer dan ooit en de polyvalente ruimtes maken het makkelijk om snel samen te komen en cross-functioneel te denken, wat verzuiling letterlijk laat verdwijnen.
“Dankzij de nieuwe kantoren kunnen we beter inspelen op de veranderende behoeften van de klant.”
Open werkruimtes, meer communicatie, respectvolle omgang, … Hoe past dit binnen jullie cultuur?
Vroeger was alles opgesplitst per afdeling. De nieuwe inrichting past bij de transparante flow van ons bedrijf, maar dat vraagt wel enige aanpassing. Het is belangrijk om te focussen op productiviteit en focus op een mensgerichte manier.
Welke acties hebben jullie ondernomen om hierin te slagen?
We hebben ons gericht op de grote stoorzenders: licht, lawaai, temperatuur en slechte infrastructuur. Qua licht zitten we zeer goed: we hebben driedubbel architecturaal glas op aanraden van de architect Klaas Goris van CGH architecten en dat zorgt voor veel lichtinval. Sophie heeft ervoor gezorgd dat de kantoren aan de glazen zijde staan en de vergaderzalen aan de andere kant, wat de werking optimaliseert.
De akoestiek bleek nog een belangrijk werkpunt en Sophie heeft dat dankzij de hulp van akoestisch bureau de Fonseca en AcoustiComfort goed opgelost. Wat betreft lawaai, proberen we samen met de collega’s te zoeken naar oplossingen om iedereen ambassadeur te maken van onze nieuwe werkmethodes.
“De medewerkers zijn tevreden met de nieuwe werkomgeving. We hebben een aantal medewerkers tot op zekere hoogte inspraak gegeven.”
Hoe communiceer je deze veranderingen naar de medewerkers?
Mensen houden niet van verandering, maar ze hebben zich goed aangepast. De medewerkers zijn tevreden met de nieuwe werkomgeving. We hebben aan een aantal personen tot op zekere hoogte inspraak gegeven, zoals bij het bepalen van wie waar zit, hoeveel vergaderruimtes er nodig zijn, en de inrichting van een ontspanningsruimte.
Waarom Soulbricks?
Pierre is een goede vriend en het project was geen eenvoudige opdracht, aangezien we met een grote open ruimte werkten. Het hele gebouw is vernieuwd, behalve de staalstructuren. Het is belangrijk om zo’n open ruimte goed in te vullen. Soulbricks slaagde erin goed te luisteren naar de waarden en werking van ons bedrijf, deze te synthetiseren en een passend actieplan op te stellen, gebaseerd op hun ervaring met wat wel en niet werkt.
Hoe heb je het verbouwingsproces ervaren?
Architect Klaas Goris had een heel duidelijke visie om de bestaande Mies van der Rohe“look”van het gebouw te bewaren. We kozen ervoor om zonder hoofdaannemer te werken, waarbij mijn facility coördinator Yves De Smet en ikzelf er samen veel tijd en energie in gestoken hebben. De combinatie van onze kennis en die van CHG architecten en Soulbricks heeft geleid tot een versterkt verhaal met veel expertise.
De samenwerking met Soulbricks is goed verlopen. Er zijn leuke ideeën aangedragen, bijvoorbeeld voor mijn kantoor, waar Sophie een creatieve afscheiding heeft voorzien als evenwichtige oplossing tussen beschikbaarheid voor mijn medewerkers en discretiewanneer nodig. Verder zijn er de doordachte kleuren en materialen, allemaal zorgvuldig gekozen door Sophie.
Met dergelijke werven treden er altijd complexe of onvoorziene problemen op. Maar steeds werd er een oplossing gevonden en dat is voor mij heel belangrijk.
Wat vinden de mensen op de werkvloer ervan?
We hebben een grote eetruimte waar iedereen, van arbeiders tot bedienden, samen kan komen. Ik wilde geen scheiding meer tussen deze groepen en iedereen moet ‘s middags samen kunnen ontspannen. Er is nog wat werk aan, maar we zijn goed op weg.
De snelle verhuizing, van mei tot februari, was een uitdaging en we werken nu aan de finishing touches. We voorzien om nog een ‘wall of history’ te plaatsen, een leuk idee van Sophie dat we binnenkort zullen realiseren.
“We zijn vandaag geëvolueerd naar een people-oriented bedrijf, en ik ben heel blij dat we deze stap naar nieuwe kantoren hebben gezet.”
